Im Kunstkaufhaus Tacheles, dass von der Stadt Hanau betrieben wird, findet man Kunstwerke nicht nur von Hanauer Künstlern. Das Kaufhaus stellt diese auf einer großen Ladenfläche aus, steht mit Rat und Tat den Kunden zur Seite und verkauft schließlich auch Kunstwerke im Namen der Künstler. Was für den Kunden einfach eine schöne Sache ist, läuft im Hintergrund mit zahlreichen Excel Listen, einem Kassensystem und diversen Laufzetteln organisatorisch suboptimal. Gerade weil das Kustkaufhaus auch im Namen der Künstler Rechnungen stellt, entstehen Herausforderungen, wie eine fortlaufende Rechnungsnummer pro Künstler. Auch die Abrechnung mit dem Künstler gestaltet sich am Ende eines Monats umständlich, denn die Rechnungen müssen von Hand geschrieben werden und bilden die Summen der Verkäufe pro Künstler aus dem direkten Verkauf und den Verkäufen aus dem Kassensystem. Die beliebteste Fehlerquelle ist hierbei die fortlauende Rechnungsnummer und falsche Steuersätze, was dazu führt, dass jeden Monat zahlreiche Rechnungen korrigiert werden müssen und dabei unnötige Arbeitszeit vergeudet wird.
Prozess-Software als Lösung
Glücklicherweise kann die Digitalisierung hier Abhilfe schaffen, denn dieses Szenario klingt fast wie eine Lehrbuchvorlage für Prozess-Software. Pixelstein konzipierte hierzu ein System, dass den gesamten Ablauf vom Einreichen der Kunstwerke, über die Bepreisung und Auszeichnung, bis hin zur Endabrechnung mit den Künstlern und der Buchhaltung der Stadtverwaltung abbildet.
Verschiedene Personen haben dabei unterschiedliche Sichten auf das System, der Kurator sieht die Einreichungen und entscheidet über die Aufnahme im Kaufhaus. Das Personal im Laden hingegen kann nur beraten und kassieren. Die Endabrechnung mit der Stadtverwaltung geschieht automatisch, indem entsprechende Dokumente in der für die Weiterverarbeitung optimalen Form an entsprechende Orte auf den Rechenservern abgelegt werden. Die Abrechnung mit dem Künstler geschieht komplett automatisiert. So erhält dieser fristgerecht zum Monatsende ein ganzes Paket an Rechnungen. Diese Rechnungen wurden in seinem Namen erstellt. Auch erhält der Künstler eine Auflistung seiner Einnahmen und Gebühren, optimiert für seine Steuererklärung.
Einfache Umsetzung, die stark gefördert wird
Lösungen, wie diese sind durch Frameworks (Softwarebaukästen), die immer leistugsfähigereren Geräte und deren Vernetzung keine Raketenwissenschaft mehr. Mit einem Partner wie Pixelstein kann solch ein Projekt kostengünstig und schnell einsatzbereit sein. Weil die Digitalisierung auch hohe Priorität auf Landes- und Bundesebene genießt, gibt es zahlreiche Fördermittel, die dafür genutzt werden können und die bis zu 50 % der Kosten abdecken.
Prozesse und Handlungsabläufe lassen sich in allen Lebenszenarien und Arbeitsformen finden. Seit über 13 Jahren optimieren wir Prozesse mit digitalen Werkzeugen, die Ihnen Arbeit abnehmen, Abläufe vereinfachen, oder für einprägsame Erfahrung Ihrer Kunden sorgen. Wir sind mehrfach ausgezeichnet für unsere Arbeit und als zertifizierte Berater haben wir Zugang zu zahlreichen Fördermöglichkeiten.
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